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Hausverwaltung darf Unterlagen nach 10 Jahren nicht einfach entsorgen
Die meisten Eigentümergemeinschaften nutzen eine Hausverwaltung um alle Angelegenheiten die das Eigentum betreffen an neutraler Stelle zu verwalten. Die Hausverwaltung ist dann für die Aufbewahrung von Unterlagen wie Rechnungen, Kontoauszüge der Rücklagen usw. verantwortlich. Es gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Doch auch nach Ablauf der zehn Jahresfrist darf eine Hausverwaltung nicht einfach die Unterlagen einer WEG entsorgen. Die Unterlagen sind Eigentum der WEG und müssen deshalb entweder weiter aufbewahrt werden oder der Gemeinschaft übergeben werden. Der Verbraucherschutzverein wohnen im Eigentum e.V. empfiehlt daher, dass im Verwaltervertrag festgehalten wird, dass die Aufbewahrung von Unterlagen in der Eigentümerversammlung beschlossen wird. Protokolle der Eigentümerversammlung müssen ohnehin dauerhaft aufbewahrt werden, hier gilt keine zehn Jahres Frist. Beschlüsse der Versammlung sind nämlich auch über die Dauer von zehn Jahren gültig und müssen unter Umständen noch einmal eingesehen werden.
Kommentare
Wie muss diese Feststellung vor Beschlussfassung für Abrechnung 2018 protokolliert werden?
Bei dieser Gelegenheit stellte ich auch fest, dass auch in den Vorjahren die Gesamtausgaben für die WEG nicht als Gesamtausgabe in die Einzelwohngeldabrechnungen übernommen ist und entsprechend den Zahlungspflichtigen umgelegt wurde.
Wie lautet dazu der Antrag, damit diese Feststellung bei bereits erteilter Entlastung der Vorjahre, bei der nächsten ET Versammlung protokolliert werden muss?