Maklersoftware 2026: Welche Funktionen brauchen Immobilienmakler wirklich?

Eine moderne Maklersoftware unterstützt Immobilienmakler dabei, Kontakte, Immobilien, Anfragen, Exposés, Termine und Vermarktungsprozesse zentral zu organisieren. Während ältere Programme häufig hauptsächlich der Objektverwaltung dienten, verbinden aktuelle Lösungen Immobilienverwaltung und CRM mit Automatisierung, Portalübertragung, digitaler Kommunikation und zunehmend auch Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz.

Doch welche Funktionen sind im Makleralltag tatsächlich wichtig? Welche Unterschiede gibt es zwischen den einzelnen Lösungen? Und worauf sollten Einzelmakler, Maklerbüros oder Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern achten, wenn sie eine neue Maklersoftware auswählen?

Dieser Ratgeber zeigt, welche Aufgaben eine moderne Immobiliensoftware übernehmen kann und welche Kriterien bei der Auswahl besonders relevant sind.

Was ist eine Maklersoftware?

Eine Maklersoftware ist eine speziell für Immobilienmakler entwickelte Unternehmenssoftware. Sie verbindet die Verwaltung von Immobilien mit der Organisation von Eigentümern, Interessenten, Geschäftspartnern und Vermarktungsprozessen.

Im Unterschied zu einem allgemeinen CRM berücksichtigt eine Maklersoftware typische Abläufe der Immobilienvermittlung. Dazu gehören beispielsweise die Erfassung einer Immobilie, die Erstellung eines Exposés, die Veröffentlichung auf Immobilienportalen, die Bearbeitung eingehender Interessentenanfragen und die Organisation von Besichtigungsterminen.

Gute Systeme sorgen dafür, dass Informationen nicht mehrfach erfasst werden müssen. Ein einmal angelegtes Objekt kann beispielsweise gleichzeitig Grundlage für das Exposé, die eigene Maklerhomepage, Immobilienportale, Interessenteninformationen und weitere Vermarktungsschritte sein.

Ein Beispiel für eine solche cloudbasierte Lösung ist die Maklersoftware ilogu. Eine Übersicht über den grundsätzlichen Aufbau und die automatisierbaren Arbeitsabläufe bietet auch die Seite Maklersoftware im Detail.

Welche Aufgaben übernimmt eine moderne Maklersoftware?

Der genaue Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Anbieter. Für die meisten Immobilienmakler sind jedoch insbesondere die folgenden Bereiche relevant.

1. Immobilien und Objekte verwalten

Die Objektverwaltung gehört zu den grundlegenden Aufgaben jeder Maklersoftware. Immobilien sollten mit allen relevanten Informationen zentral erfasst werden können.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Objektart und Vermarktungsart
• Adresse und Lage
• Kaufpreis oder Miete
• Wohn- und Grundstücksflächen
• Ausstattungsmerkmale
• Energieangaben
• Fotos und Grundrisse
• Dokumente
• Eigentümer
• Zuständiger Mitarbeiter
• Vermarktungsstatus

Wichtig ist dabei nicht nur die Speicherung der Daten. Die Informationen sollten auch mit Kontakten, Anfragen, Terminen und Dokumenten verknüpft werden können.

Wie eine solche zentrale Immobilienverwaltung aufgebaut sein kann, zeigt beispielsweise die Objektverwaltung von ilogu.

2. CRM für Immobilienmakler

Neben den Immobilien selbst gehört die Kontaktverwaltung zu den wichtigsten Bestandteilen einer Immobilienmakler-Software.

Ein integriertes CRM für Immobilienmakler ermöglicht es, Eigentümer, Kaufinteressenten, Mietinteressenten und weitere Geschäftspartner zentral zu verwalten.

Idealerweise lässt sich bei einem Kontakt nachvollziehen, welche Immobilien angefragt wurden, welche Suchkriterien hinterlegt sind, welche Nachrichten versendet wurden, welche Termine stattgefunden haben und welcher nächste Bearbeitungsschritt vorgesehen ist.

Damit wird aus einer einfachen Adressverwaltung ein Werkzeug für die systematische Betreuung von Interessenten und Eigentümern.

3. Immobilienanfragen automatisch verarbeiten

Besonders bei stark nachgefragten Immobilien können innerhalb kurzer Zeit zahlreiche Anfragen über Immobilienportale eingehen. Werden diese vollständig manuell bearbeitet, entsteht schnell ein erheblicher Zeitaufwand.

Eine moderne Maklersoftware sollte deshalb eingehende Anfragen möglichst strukturiert übernehmen und dem richtigen Objekt zuordnen können.

Mögliche automatisierte Schritte sind beispielsweise:

• Interessenten automatisch anlegen oder zuordnen
• Anfrage mit der betreffenden Immobilie verknüpfen
• automatische Eingangsbestätigung versenden
• weitere Informationen anfordern
• Exposé oder Webexposé bereitstellen
• notwendige Bestätigungen abfragen
• Terminvereinbarung vorbereiten
• Bearbeitungsstatus dokumentieren

Automatisierung bedeutet dabei nicht, dass der persönliche Kontakt mit Interessenten entfällt. Sie kann vielmehr wiederkehrende administrative Arbeit reduzieren, sodass mehr Zeit für Beratung, Akquise und Besichtigungen bleibt.

Ein konkretes Beispiel dafür ist der Anfragenmanager von ilogu, der eingehende Objektanfragen strukturiert mit Kontakten, Immobilien und definierten Folgeschritten verbindet.

4. Exposés direkt aus den Objektdaten erstellen

Eine professionelle Immobilienvermarktung benötigt aussagekräftige Exposés. Dafür sollten vorhandene Objektdaten nicht erneut manuell eingegeben werden müssen.

Eine gute Maklersoftware kann bereits gespeicherte Texte, Bilder, Grundrisse, Preise und Ausstattungsmerkmale in ein einheitliches Exposé übernehmen.

Neben klassischen PDF-Exposés spielen inzwischen auch Webexposés eine wichtige Rolle. Sie lassen sich direkt im Browser öffnen und können zusätzliche Inhalte oder interaktive Elemente enthalten.

Für Maklerbüros ist außerdem sinnvoll, wenn Farben, Logos und Gestaltung an das eigene Corporate Design angepasst werden können.

Weitere Informationen zu diesem Arbeitsbereich bietet beispielsweise die Exposé-Erstellung mit ilogu.

5. Immobilien auf Portale übertragen

Immobilien werden heute häufig gleichzeitig auf mehreren Immobilienportalen und der eigenen Maklerhomepage veröffentlicht.

Ohne eine Schnittstelle müssten Informationen, Bilder und Änderungen auf jedem Portal einzeln gepflegt werden. Deshalb gehört ein Portalexport zu den zentralen Funktionen einer professionellen Maklersoftware.

Das Objekt wird dabei zentral in der Software gepflegt und anschließend an die angebundenen Immobilienportale übertragen. Änderungen können ebenfalls aus dem zentralen Datenbestand heraus aktualisiert werden.

Das reduziert doppelte Dateneingaben und hilft dabei, unterschiedliche Informationsstände auf verschiedenen Plattformen zu vermeiden.

Wie dieser Prozess in der Praxis funktioniert, erläutert die Seite Immobilien an Portale übertragen.

6. Interessenten und Immobilien automatisch zusammenführen

Ein Immobilien-CRM sollte nicht nur vorhandene Anfragen verwalten. Es sollte auch erkennen können, welche Immobilien zu den gespeicherten Suchwünschen eines Interessenten passen.

Beim sogenannten Interessenten-Matching werden Suchprofile mit vorhandenen Immobilien abgeglichen.

Sucht ein Interessent beispielsweise eine Eigentumswohnung innerhalb einer bestimmten Region, Preisgrenze und Wohnfläche, kann die Software geeignete Objekte identifizieren.

Auch der umgekehrte Weg ist hilfreich: Bei einer neu aufgenommenen Immobilie kann geprüft werden, welche bereits gespeicherten Interessenten grundsätzlich dazu passen.

Ein Beispiel hierfür ist das Matching von Immobilien und Interessenten bei ilogu.

7. Besichtigungen und Termine organisieren

Die Terminvereinbarung ist ein weiterer Bereich, in dem Maklersoftware Arbeitszeit einsparen kann.

Insbesondere bei einer großen Zahl von Interessenten entstehen schnell zahlreiche E-Mails oder Telefonate zur Abstimmung eines passenden Termins.

Moderne Systeme können die Terminorganisation direkt mit Immobilien und Kontakten verbinden. Je nach Software sind beispielsweise Online-Terminvereinbarungen, Terminbestätigungen, Erinnerungen oder die anschließende Erfassung von Rückmeldungen möglich.

Sinnvoll ist außerdem eine Kalenderanbindung, damit Termine auch in bereits verwendeten externen Kalenderlösungen dargestellt werden können.

8. Kommunikation zentral dokumentieren

E-Mails, Telefonate, Termine und andere Aktivitäten sollten nicht isoliert voneinander verwaltet werden.

Eine integrierte Kommunikation ermöglicht es Mitarbeitern, direkt beim Kontakt oder bei der Immobilie nachzuvollziehen, welche Informationen bereits ausgetauscht wurden.

Gerade in Maklerbüros mit mehreren Mitarbeitern verbessert dies die Zusammenarbeit. Ein Kollege kann einen Vorgang übernehmen, ohne zunächst sämtliche Informationen aus verschiedenen Programmen zusammensuchen zu müssen.

9. Prozesse und Arbeitsschritte automatisieren

Die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten gehört inzwischen zu den größten Vorteilen moderner Maklersoftware.

Typische Beispiele sind:

• automatisches Erfassen eingehender Immobilienanfragen
• Versenden vorbereiteter E-Mails
• Bereitstellung von Unterlagen
• Statusänderungen innerhalb eines Vermarktungsprozesses
• Terminvereinbarung
• Erinnerungen und Wiedervorlagen
• Nachbearbeitung nach Besichtigungen

Dabei sollte ein Makler selbst festlegen können, welche Prozesse automatisiert werden und an welchen Stellen eine persönliche Bearbeitung erfolgen soll.

Eine Übersicht über verschiedene automatisierbare Arbeitsabläufe findet sich unter ilogu Maklersoftware und Automatisierung.

10. Künstliche Intelligenz in der Maklersoftware

Auch KI-Funktionen für Immobilienmakler werden zunehmend Bestandteil moderner Softwarelösungen.

Sinnvolle Einsatzmöglichkeiten bestehen insbesondere dort, wo Inhalte vorbereitet oder vorhandene Daten verarbeitet werden müssen.

Beispiele sind:

• Entwürfe für Immobilienbeschreibungen
• Überarbeitung vorhandener Texte
• Übersetzung von Objekttexten
• Unterstützung bei E-Mail-Texten
• Bearbeitung von Immobilienbildern
• digitales Homestaging

KI sollte dabei nicht ungeprüft eingesetzt werden. Gerade Objektangaben, Preise, Flächen, rechtlich relevante Informationen und Aussagen über eine Immobilie sollten vor Veröffentlichung durch den Makler kontrolliert werden.

Die aktuelle Übersicht der verfügbaren Arbeitsbereiche und Funktionen befindet sich unter Funktionen der ilogu Maklersoftware.

Cloudbasierte oder lokal installierte Maklersoftware?

Viele aktuelle Maklersysteme werden als cloudbasierte Maklersoftware angeboten. Die Anwendung läuft dabei nicht ausschließlich auf einem einzelnen Bürocomputer, sondern wird über eine Internetverbindung genutzt.

Das kann insbesondere für Makler interessant sein, die im Büro, unterwegs, bei Eigentümern oder bei Besichtigungen auf ihre Daten zugreifen möchten.

Typische Vorteile einer Cloudlösung sind:

• Zugriff von unterschiedlichen Arbeitsplätzen
• Nutzung auf Notebook, Tablet oder Smartphone
• keine lokale Installation auf jedem Arbeitsplatz notwendig
• zentrale Aktualisierung der Software
• leichtere Zusammenarbeit innerhalb eines Teams

Bei einer cloudbasierten Lösung sollten Immobilienunternehmen besonders auf Datenschutz, Zugriffsrechte, Datensicherung und die organisatorischen Maßnahmen des jeweiligen Anbieters achten.

Welche Maklersoftware eignet sich für Einzelmakler?

Einzelmakler benötigen grundsätzlich dieselben Kernfunktionen wie größere Maklerbüros, haben jedoch häufig andere Prioritäten.

Besonders wichtig sind eine einfache Bedienung und ein möglichst geringer Verwaltungsaufwand. Funktionen sollten nicht erst nach langen Schulungen verständlich sein.

Für Einzelmakler sind insbesondere interessant:

• CRM und Kontaktverwaltung
• Objektverwaltung
• Portalexport
• Exposé-Erstellung
• Anfragenmanagement
• Terminplanung
• E-Mail-Verwaltung
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Auch der Preis sollte berücksichtigt werden. Einige Anbieter berechnen zahlreiche Funktionen oder Module zusätzlich. Andere bieten einen weitgehend vollständigen Funktionsumfang bereits im Grundpaket an.

Speziell für diese Zielgruppe gibt es bei ilogu eine eigene ÃÂœbersicht zur Maklersoftware für Einzelmakler.

Welche Maklersoftware eignet sich für Maklerbüros und Teams?

Sobald mehrere Mitarbeiter gemeinsam mit einer Maklersoftware arbeiten, gewinnen weitere Funktionen an Bedeutung.

Dazu gehören insbesondere:

• persönliche Benutzeraccounts
• individuelle Zugriffsrechte
• Zuständigkeiten für Kontakte und Immobilien
• gemeinsam nutzbare Informationen
• nachvollziehbare Bearbeitungsstände
• gemeinsame Kalender und Termine
• Vertretungsmöglichkeiten

Das Ziel sollte sein, Informationen nicht an einzelne Mitarbeiter oder persönliche E-Mail-Postfächer zu binden. Stattdessen sollte für das Team nachvollziehbar sein, was bei einem Kontakt oder einer Immobilie bereits erfolgt ist.

Weitere Informationen zu diesem Einsatzbereich finden sich unter Maklersoftware für Maklerbüros und Teams.

Welche Maklersoftware eignet sich für mehrere Standorte?

Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Franchise-Strukturen benötigen zusätzlich Möglichkeiten zur organisatorischen Trennung und Steuerung.

Standorte, Mitarbeiter, Zuständigkeiten und Berechtigungen sollten so eingerichtet werden können, dass jeder Mitarbeiter nur die für seine Tätigkeit vorgesehenen Bereiche bearbeiten kann.

Gleichzeitig benötigt die Unternehmensleitung häufig einen übergeordneten ÃÂœberblick.

Wer mehrere Standorte betreibt, sollte deshalb bereits vor der Auswahl prüfen, ob die Software entsprechende Rollen- und Rechtekonzepte unterstützt.

ilogu beschreibt diesen Einsatzbereich auf der Seite Maklersoftware für mehrere Standorte.

Was kostet eine Maklersoftware?

Die Kosten einer Maklersoftware unterscheiden sich erheblich. Entscheidend ist deshalb nicht ausschließlich der auf der Webseite beworbene Einstiegspreis.

Bei einem Vergleich sollten unter anderem berücksichtigt werden:

• monatlicher Grundpreis
• Anzahl enthaltener Benutzer
• Kosten für zusätzliche Mitarbeiter
• kostenpflichtige Zusatzmodule
• Kosten für Immobilienportale oder Schnittstellen
• Einrichtungs- oder Schulungskosten
• Kosten für eine Datenmigration
• Mindestvertragslaufzeit

Ein konkretes Beispiel ist die cloudbasierte Maklersoftware ilogu. Das Softwarepaket kostet aktuell 29,99 Euro netto pro Monat inklusive eines persönlichen Accounts. Jeder weitere Account kostet 12,99 Euro netto pro Monat. Die regulären Softwarefunktionen sind im Paket enthalten; optionale Zusatzmodule und individuelle Leistungen können separat berechnet werden.

Die aktuellen Konditionen und Preisbeispiele finden Interessenten direkt auf der Preisübersicht der ilogu Maklersoftware.